初识数据库 #

数据库帮助你在 Notion 中以各种方式组织信息--让你组织、分类、标记、过滤、搜索、查看和利用它来完成工作。下面是一个关于 Notion 数据库如何工作以及如何建立你自己的数据库的介绍。

数据库基础知识 #

Notion 数据库与你用其他软件建立的电子表格或数据库有三个不同之处:

  • 可定制的属性 自由添加需要的属性,如日期、人物、文本、链接等:

对于这个数据库中的每个项目,属性都会显示其状态、类型、由谁创建以及何时创建。

  • 你可以在多个视图之间进行切换。 通过不同的视图查看数据以满足不同的场景需求:

  • 每个项目都时可编辑的页面。 这一条是 Notion 独有的。你输入数据库的每个项目都可以作为它自己的 Notion 页面打开,在那里你可以分层输入任何你想要的信息:

创建一个数据库 #

有几种方法可以在Notion中创建一个数据库。

  • 在你的工作区创建一个新的页面,然后从该空页面的灰度菜单中选择你想要的数据库类型。
  • 在一个现有的页面内创建一个数据库页面,输入/,然后再输入你想要的数据库类型(如:表、板等)。选择整页版本。
  • 通过输入/和你想要的数据库类型,在你的页面上创建一个数据库。选择内联版本。

整页数据库与内联数据库 #

Notion 中的所有数据库都可以以两种形式存在--作为一个完整的页面,或者存在在另一个页面上(比如书面文件中间的一个表格)。

整页数据库 #

  • 通过在工作区创建一个新的页面并从灰度菜单中选择一个数据库类型来创建一个整页数据库。
  • 或者键入/,后面跟上你想要的数据库类型(看板、列表等)和单词full
  • 整页数据库就像其他页面一样出现在你的侧边栏。
  • 你可以锁定一个整页数据库,这样其他人就不能更改属性和值选项,方法是进入···图标并打开`锁定数据库'。

  • 要把一个整页数据库变成一个内联数据库,你只需把数据库拖到侧边栏的另一个页面,这样就可以把它变成一个子页面。
  • 然后导航到该页面,点击⋮⋮图标,在下拉菜单中选择Turn Into Inline,就可以把它变成内联数据库。

内联数据库 #

数据库可以与所有其他类型的内容并存。一个流行的使用方法是将它们添加到文档中。

  • 通过输入/和你想要的数据库类型以及inline字样来创建一个数据库。
  • 你的数据库的控制/菜单是隐藏的,直到你把鼠标移到它上面。
  • 你可以通过点击右上方的"⤢"将数据库扩展到整页。
  • 你可以通过抓取⋮⋮并将其拖入侧边栏作为顶层页面,将数据库变成整页数据库。
  • 属性"、过滤 FilterSort菜单都隐藏在数据库右上方的···图标中。

  • 你可以通过点击悬浮在左边空白处的⋮⋮图标来DeleteDuplicate、移动或复制链接到你的在线表格。
  • 你的数据库将作为它所在的页面的一个子页面出现在你的侧边栏中。

属性 #

给你的数据库项目添加属性,给它们提供各种背景--到期日期、任务所有者、相关的URL、最后编辑的时间戳,等等。然后使用这些属性来过滤、排序和搜索你的数据。下面是你可以添加到数据库中的所有属性以及它们的作用。

基本属性 👌 #

  • 名称(Name): 你对项目的称呼,即数据库中的页面标题。
  • 文本(Text): 关于数据库项目的注释、说明和评论的基本文本。
  • 数字(Number): 数字格式,如货币和百分比。适用于价格等。
  • 选择(Select): 标签的下拉菜单,可以一次选择一个。例如,状态或优先权。
  • 多选(Multi-Select): 标签的下拉菜单让你一次添加多个标签。
  • 日期(Date): 一个日期或一个日期范围,让您可以设置时间戳和提醒。
  • 人(Person): 让你在你的工作区提及其他用户(或把他们分配给事情)。
  • 文件和媒体(Files & Media): 允许你上传与你的数据库项目有关的文件。
  • 复选框(Checkbox): 简单的复选框,表示某事是否完成。
  • URL: 与你的数据库项目有关的网站链接。
  • Email: 电子邮件地址,并在点击时启动你的邮件客户端。
  • 电话(Phone): 一个电话号码,并在点击时提示您的移动端或电脑拨打它。

高级属性💪 #

管理属性 #

每个数据库都有一个属性 Properties菜单,位于右上方。(在内联数据库中,这个菜单隐藏在右上方的···图标内)。) 它为你提供了这些选项。

  • 添加一个新的属性(Add a new property): 点击 + Add a Property
    • 这将弹出一个菜单,你可以为你的属性命名,并选择使用何种类型。
  • DeleteDuplicate,或Rename一个属性: 点击任何现有属性左边的⋮⋮图标(或右键点击它),就会出现这些选项。
  • 隐藏或显示一个属性(Hide or show a property): 关闭或打开切换开关,以隐藏或显示数据库中的现有属性。
  • 重新排列属性(Rearrange properties): 通过使用⋮⋮图标向上或向下拖动,更改你的属性在数据库中的显示顺序。

编辑属性值 #

任何放入属性的数据都被称为值 value。对于每种类型的属性,你编辑值的方式是不同的。下面是几个例子。

  • 对于 选择 Select多选 Multi-Select属性,你会被提示通过输入你想要的东西并在每个标签后按回车键来添加标签。颜色是随机分配的。
    • 你可以为这些菜单添加任意多的独特的标签,只要你想。
    • 编辑标签名称和颜色,或通过点击属性字段(即表格单元),然后点击悬停在任何属性上时出现在右边的···图标,来删除它们。
    • 通过抓取其左边的⋮⋮图标并拖动来重新排列标签。

  • 对于Date属性,点击添加数据会出现我们的日期选择器,你可以选择与数据库项目相关的日子--也许是一个事件日期或截止日期。
    • 点击 提醒 Remind,在这个属性中设置一个提醒,会在日期/时间上通知你。
    • 打开 结束日期 End Date,在这个属性中定义一个日期范围。
    • 打开 包括时间 Include Time,以选择一个确切的时间,而不仅仅是一天。
    • 点击 日期格式和时区 Date Format & Timezone 来修改这些设置。
    • 点击 清除 Clear,来删除日期属性中的任何值。

  • 对于 Files & Media属性,点击所提供的字段将提示你上传一个文件,或粘贴一个链接来嵌入一个文件。
    • 你也可以从你的电脑中拖动一个文件到属性中进行上传。
    • 你可以一次向任何领域添加多个文件。
    • 点击上传的文件右边的···,可以DeleteDownload 下载Full Screen 全屏View Original 查看原件
    • 使用上传文件左边的⋮⋮来拖动和重新排序。

  • Person属性中,你可以标记工作区的其他成员或访客。
    • 只需键入他们的名字,并在每个名字后面按enter
    • 要删除任何被标记的人,点击他们,然后点击他们名字旁边的 X

  • 这些属性的值会自动出现。创建时间 Created Time, 创建者 Created By, 最后编辑时间 Last Edited Time, 最后编辑者 Last Edited By.
  • 你可以简单地输入(或粘贴)URLEmailPhoneNumber属性的值,就像你对Text属性一样。
  • 编辑RelationRollup属性的值需要多个步骤。你可以在这里了解所有的信息→

隐藏和显示属性 #

假设你有一个任务板,你想让每个卡片显示谁被分配到这个任务以及它的优先级 - 但你不想让它们显示到期日或URL。你可以隐藏这两个属性。它们会保留在你的数据库中,但不会显示在卡片上。

  • 点击你的数据库右上方的 属性 Properties菜单。
  • 关掉你想隐藏的属性的开关。打开开关以显示它们。
  • 在表格中,关闭一个属性将隐藏其对应的列。

过滤 #

Notion可以很容易地过滤你的数据库,因此它只显示符合指定条件的项目,即具有(或不具有)某些属性。这些过滤器可以是简单的,也可以是复杂的,只要你喜欢!

添加一个过滤器 #

要过滤你在数据库视图中看到的条目。

  • 点击数据库右上方的 Filter 过滤器(如果是内联表,你可以在蓝色的 新建 New按钮旁边找到它)。
  • 在出现的窗口的左下方点击 Add a filter 添加一个过滤器
  • 选择你想过滤的属性。在下面的 GIF 中,我们正在过滤我们的销售CRM的高优先级视图,这样所有的条目都必须满足Priority+Is+High的条件。

🎒 提示

如果你发现自己一次又一次地重新创建和删除相同的过滤器,考虑为该过滤器创建一个新的数据库视图。这样一来,你就可以来回切换,而不必每次都重新创建过滤器。

添加一个过滤器组 #

你可以通过使用过滤器组来创建更具体的数据库视图并结合ANDOR逻辑。这些可以嵌套到三层之深! 下面是方法。

  • 点击数据库右上方的 Filter 过滤器(如果是内联表,你可以在蓝色的 新建 New按钮旁边的···中找到它)。
  • 在出现的窗口左下方点击 Add a filter 添加一个过滤器,然后在下拉菜单中选择 "添加一个过滤器组"。
  • 在下面的GIF中,我们正在过滤销售CRM的David's Medium & High Priority Leads视图,以满足包括AND'和OR'逻辑的标准。

🎒 提示

你可以通过点击过滤器右侧的···,选择 Turn into group,快速将过滤器转为过滤器组。

排序 #

你可以对你的数据库进行排序,这样项目就会根据属性以升序或降序显示。

例如,你可以根据优先级,或最后编辑,或按字母顺序排列。

  • 点击数据库右上方的 Sort,然后点击 + Add a Sort
  • 选择你要排序的属性,以及你希望它是 升序 Ascending还是 降序 Descending。你的数据库将立即更改。

  • 你可以添加你想要的排序,或者通过点击其右边的X来删除它们。
  • 通过使用⋮⋮向上或向下拖动它们来更改多个分类的应用顺序。
  • 对于选择 Select多选 Multi-Select属性,你可以定义排序顺序的含义。
    • 点击属性,然后向上或向下拖动标签,告诉你的数据库升序或降序应该是什么样子(例如,P1, P2, P3 代表优先级)。

视图 #

你可以用多种方式查看同一个数据库,并根据你当时的需要在它们之间来回切换。下面是你所有的选择。

表格视图 #

看板视图 #

列表视图 #

日历视图 #

画册视图 #

甘特视图 #

  • 使用你的数据库在时间轴上绘制项目,这样你就可以直观地看到它们发生的时间以及你认为它们需要多长时间才能完成。
  • 甘特视图要求你使用一个日期属性来显示信息。
  • 在这里了解更多关于甘特视图的信息→

创建一个视图 #

所有与视图有关的东西都可以从数据库左上方的下拉菜单中控制。

  • 如果你还没有任何视图,点击左上方的+ Add a View按钮。这将成为下拉菜单,你可以看到、添加和选择视图。
  • 在文本框中给你的视图起个名字,并选择你想要的视图的类型。

  • 当你有一个以上的视图时,你会在左上方看到当前视图的名称。点击它可以打开一个下拉菜单,你可以在不同的视图之间切换或添加一个新的视图。

编辑视图 #

点击你当前视图的名称,可以看到所有现有视图的下拉菜单。

  • 点击任何视图右边的···来编辑它的视图类型(表格、看板、画册等),重新命名它,复制 Duplicate它,或 "删除 "该视图。
  • 通过向上或向下拖动任何视图旁边的⋮⋮图标来重新排列你的视图列表。

筛选和排序的视图 #

视图不仅仅是在表、看板、列表等之间进行切换。你也可以创建具有不同过滤器和排序的数据库视图。这样,当你想看的时候,你就不必重新创建一个过滤器。

  • 通过点击+ Add a View在你的数据库中创建一个新的视图。
  • 选择你想要的视图类型并给它一个名字。
  • 然后通过点击数据库右上方的 FilterSort来应用过滤器或排序。设置你想要的标准,你的数据库就会有反应。
  • 现在,无论何时你想重新审视那个过滤器或排序,你只需点击当前视图的名称,并从下拉菜单中选择被过滤/排序的视图。

导航视图 #

在你的侧边栏中,视图显示为任何整页面数据库中的嵌套项目。你可以告诉他们是视图,因为他们的左边有一个·

  • 点击侧边栏中的任何视图可以直接跳到它。

打开和编辑数据库页面 #

数据库中的每一个项目,无论是表格中的一行,还是看板或日历上的一张卡片,都是它自己的Notion页面,你可以像其他页面一样建立、格式化和嵌套内容。

下面是如何将数据库项目作为页面打开。

  • 在表格中,将鼠标悬停在第一列上,点击出现的⤢OPEN按钮。
  • 在列表中,只需点击项目的标题。
  • 在看板、日历和画册中,点击卡片上的任何地方。
  • 页面将始终以预览模式打开。点击左上方的⤢ Open as Page以整页模式查看。

  • 在这个页面中,你会在顶部看到你的所有数据库属性。你可以在这个视图中编辑它们。只需点击它们的字段。
    • 点击悬停在每个属性左边的⋮⋮,以便:向上或向下拖动它,更改属性类型 Property Type,重命名它,DuplicateDelete它。

  • 在你的属性下面是自由的页面空间,在这里你可以添加任何类型的内容块,包括子页面或在线的数据库。
  • 因为数据库项目是页面,你拖入数据库的任何其他类型的内容(如子弹或待办事项),将自动变成页面。

自定义数据库页面 #

Notion 数据库中任何页面的顶部部分都可以包括以下几个方面。

  1. 属性 Properties 提供关于你正在看的页面的数据,如项目负责人、到期日期、标签等。
  2. 评论 Comments 捕捉你和你的队友之间的对话。你可以用它们来标记对方,提出问题,提供反馈和更多。
  3. 反向链接 Backlinks 表示所有链接到当前页面的页面,这样你就可以轻松地在它们之间进行导航。这里有更多关于反向链接的信息→

就像 Notion 中的一切一样,你可以自定义这些组件的样式和感觉。要访问这些选项。

  • 点击任何Notion数据库页面右上方的···,选择自定义页面 Customize page
  • 你会看到这个窗口弹出:

对于属性 properties,你可以使用这个菜单来选择你想在页面顶部显示哪些属性字段,以及如何显示。对于每个字段,可以从以下方面选择。

  • 总是显示 Always show - 没有任何变化,你继续看到属性字段。
  • 空时隐藏 Hide when empty - 如果属性字段中没有值,它将从你的页面顶部消失。
  • 总是隐藏 Always hide - 属性字段将不会在你的页面顶部显示。

🎒 提示 如果你有一个有几十个属性的数据库,这是一个保持你的页面精简的好方法,这样你就不必为了进入你的页面内容而滚动一大堆。

  • 你也可以通过点击数据库页面顶部列表中任何属性旁边的⋮⋮图标来访问自定义页面 Customize page菜单。

👉 注意

当你隐藏属性时,它们会被聚集在列表底部的一个菜单项中。你可以点击它来轻松显示任何隐藏的属性。

  • Customize page 自定义页面菜单中,出现在你的属性左边的⋮⋮图标,也可以点击并向上或向下拖动,以重新排列属性在你的页面上的显示方式。

对于反向链接 backlinks,你可以选择:

  • 展开 Expanded - 看到所有链接到当前页面的页面被完整地列出。
  • 关闭 Off - 完全隐藏所有反向链接。
  • 在弹出窗口中显示 Show in popup - 如果你不想看到所有的页面,你可以选择只看到反向链接的数量。点击打开一个显示所有页面的弹出窗口。

对于评论 comments,你可以选择显示它们。

  • 展开 Expanded - 在页面的顶部显示完整的对话。
  • 关闭 Off - 隐藏页面上的评论,以获得一个简约的视图。

菜单和选项 #

每个整页数据库都有相同的菜单和选项集。下面是一个快速的演练。

  • 查看菜单 View menu。在你的数据库的左上方。让你可以添加、切换和编辑你的数据库的所有不同视图。

  • **Properties菜单:**在你的数据库的右上方。让你可以添加、编辑、隐藏和显示属性。
    • 对于看板和画册,你可以选择 卡片大小 Card Size(小、中或大)和 卡片预览 Card Preview(你可以选择显示哪张图片)。
    • 如果你要显示图片,打开 适合图片 Fit Image可以确保整个图片适合在卡片框架内。否则,图像将被裁剪以适应框架。
    • 在这个菜单中关闭 Name会隐藏卡片的标题,让你只看到图像。

  • 过滤器 Filter排序 Sort菜单:都可以让你为你想显示的数据指定标准。你可以添加你想要的任何数量。它们将按照列出的顺序被应用。
  • 搜索 Search: 你可以输入任何词,无论是在数据库项目的名称中还是在一个属性中,你的数据库将更改,只显示符合该搜索的项目。
  • ···: 位于数据库的右上方,这是一个零散的菜单,你可以 "复制链接到视图",并查看谁在何时最后一次编辑了数据库。
    • 包括在表格中 "包裹单元格 "的选项,以便文本可以在多行上运行。
  • New 点击此按钮可在数据库中添加一个新项目,该项目可立即作为一个页面打开。点击该按钮右侧的向下箭头,可以访问数据库模板 (opens new window)
  • Database Lock 在Notion窗口右上方的···菜单中找到这个选项。打开它可以防止任何人更改你数据库中的属性和视图。他们仍然可以编辑数据库中的数据🔒。

  • Group By: 是一个你只能看到看板的菜单。点击它可以用不同的属性对你的卡片进行分组。
  • **Timeline By:是一个菜单,你只能看到时间线。如果你的数据库中有一个以上的日期属性,使用这个菜单来选择你想用哪一组日期来绘制你的项目。
  • Calendar menus 日历菜单: 在日历的顶部,如果你的数据库中有多个日期属性,你会看到一个By [property name]菜单。这可以让你在每个属性的日历之间进行切换。
    • 你也可能在日历的顶部看到No [property name] - 这是一个菜单,包含没有填写Date属性的项目。

数据库描述 #

每个整页的数据库都给你一个选项,可以在其标题下添加描述性文本。使用这个空间来提供额外的背景、说明或任何你想要的东西。

  • 要添加描述,将鼠标悬停在你的数据库标题上,点击 添加描述 Add Description。你会看到一个光标在所提供的空间中弹出。
  • 如果你的描述中有内容,你仍然可以隐藏它。只要再次将鼠标悬停在你的标题上,然后点击隐藏描述 Hide Description。你会看到在你的标题右边弹出一个圈圈的 i
  • 要显示隐藏的描述,可以点击圆圈的 i显示描述 Show Description(悬停时出现在你的标题上方)。

🎒 提示

你可以在 Notion 中使用快捷键:跟在表情符号的名字后面--比如:apple代表🍎。你会看到弹出一个菜单,上面有你的选项。

数据库模板 #

假设你想在你的数据库中重复添加相同类型的页面--比如一个错误报告,或者产品规格,或者感恩日记。数据库模板让你定义一个页面结构和属性,你可以通过一次点击来复制。

  • 通过点击任何数据库右上方的蓝色New按钮上的向下箭头来创建和编辑模板。
  • 要使用一个模板,可以从New按钮的下拉菜单中选择它,或者从新页面的灰度菜单中选择它。

链接数据库 #

你可以在你工作区的另一个页面上创建数据库的副本或节选。比方说,你想在一个关于你的营销版本的页面上引用你的内容日历。链接数据库 Linked Database是适合这项工作的块。

  • 要在一个页面上添加一个链接数据库,输入/linked,然后按enter
    • 输入你想复制的数据库的名称,然后按 enter
  • 你可以更改这个数据的视图(如看板视图、日历视图等),过滤或排序,而不影响原始数据库的数据。
  • 如果你更改了链接数据库内的任何属性值或内容,这些变化将反映在原始数据库中。

  • 要删除、移动或复制链接数据库的链接,请点击悬停时出现在左边空白处的⋮⋮图标。在这方面,链接数据库的工作与行式数据库一样。
  • 链接数据库允许你把同一个数据库的多个视图放在同一个页面上,以创建一个仪表板。
  • 更多关于链接数据库的信息请点击这里→ (opens new window)

常见问题 #

  • 如何防止我的团队中的人对我的数据库设置进行修改?

    进入Notion页面右上方的···菜单,打开锁定数据库 Database Lock。这将防止其他人更改你的数据库属性、视图、选择和多选选项的设置方式。不过,他们仍然可以添加数据。对于维护许多人使用的数据库的结构完整性很有帮助。任何对数据库有完全访问权的人都可以把锁关掉。

  • 数据库在移动端上的工作方式有何不同?

    我们在这里写了一个完整的指南。主要区别包括没有悬停状态,有限的拖放和菜单的位置。

  • 我如何在 Notion 中为我的工作添加标签?

    你可以使用数据库来标记 Notion 中的页面,使它们以后更容易找到。

    • 将你想标记的页面存储在数据库中(表格或列表视图效果很好)。
    • 在你的数据库中添加 多选 Multi-Select属性。在那里创建命名的标签。
    • 无论何时你想添加一个新的标签,只需在多选 Multi-Select属性中输入它,然后按enter

    • 要想只显示有某个标签的页面,请过滤你的数据库,使标签必须包含某个值。
    • 你也可以使用Select属性,但这只能让你在每个页面选择一个标签。这对于像 "未开始"、"正在进行 "和 "已完成 "这样的进度标签,或者像 "P1"、"P2"、"P3 "这样的优先级标签很有帮助。

🎒 提示

查找我们所有常见的数据库问题这里→ (opens new window)