初识数据库 #

数据库帮助你在 Notion 中以各种方式组织信息--让你组织、分类、标记、过滤、搜索、查看和利用它来完成工作。下面是一个关于 Notion 数据库如何工作以及如何建立你自己的数据库的介绍。

数据库基础知识 #

Notion 数据库与你用其他软件建立的电子表格或数据库有三个不同之处：

  1. 每条项目自己都是一个可编辑页面： 您输入到数据库中的每个项目都可以作为其自己的 Notion 页面打开，您可以在其中分层添加任何您想要的信息。我们将在下面介绍！

  2. 可自定义的属性： 添加属性以使用更多信息（例如日期、人员、文本、链接等）对任何数据库项目进行上下文化、标记和扩充。在此处了解有关数据库属性的更多信息 →

  3. 您可以在多种布局之间切换： 您的数据不会卡在表格中。查看与看板、列表、日历、画廊和时间线完全相同的数据库 ——任何使信息最有用的东西。在此处了解有关视图、过滤器和排序的更多信息 →

数据库概览 #

  1. 视图：编辑和切换数据库的所有不同视图。
  2. 添加新视图按钮：向您的数据库添加一个新视图，具有自己的布局、过滤器和排序。
  3. 过滤器菜单：根据属性值应用过滤器。默认情况下，过滤器仅供您查看，但如果您愿意，可以将它们保存到整个共享团队的视图中！
  4. 排序菜单：按属性对数据进行排序。与过滤器类似，默认情况下它们仅供您使用，但您也可以将它们应用于您的整个团队。
  5. 数据库搜索： 输入任何单词，无论是在数据库项目的名称中还是在属性中，您的数据库都会更改为仅显示适合该搜索的项目。
  6. ••• 菜单：位于数据库的右上角，允许您编辑视图布局、分组、属性等。
  7. 新建按钮： 单击此按钮可将新项目添加到您的数据库中，该项目会立即作为页面打开。单击此按钮右侧的向下箭头可访问您已配置的任何数据库模板。

创建数据库 #

在 Notion 中创建数据库有几种方法：

  • 在你的工作区创建一个新的页面，然后从该空页面的灰度菜单中选择你想要的数据库类型。
  • 在一个现有的页面内创建一个数据库页面，输入/，然后再输入你想要的数据库类型（如：表、板等）。选择整页版本。
  • 通过输入/和你想要的数据库类型，在你的页面上创建一个数据库。选择内联版本。

整页数据库与内联数据库 #

Notion 中的所有数据库都可以以两种形式存在--作为一个完整的页面，或者存在在另一个页面上（比如书面文件中间的一个表格）。

整页数据库 #

  • 通过在工作区创建一个新的页面并从灰度菜单中选择一个数据库类型来创建一个整页数据库。
  • 或者输入/，后面跟上你想要的数据库类型(看板、列表等)和单词full。
  • 整页数据库就像其他页面一样出现在你的侧边栏。
  • 你可以锁定一个整页数据库，这样其他人就不能更改属性和值选项，方法是进入···图标并打开`锁定数据库'。
  • 要把一个整页数据库变成一个内联数据库，你只需把数据库拖到侧边栏的另一个页面，这样就可以把它变成一个子页面。
  • 然后导航到该页面，点击⋮⋮图标，在下拉菜单中选择Turn Into Inline，就可以把它变成内联数据库。

内联数据库 #

数据库可以与所有其他类型的内容并存。一个流行的使用方法是将它们添加到文档中。

  • 通过输入/和你想要的数据库类型以及inline字样来创建一个数据库。
  • 你的数据库的控制/菜单是隐藏的，直到你把鼠标移到它上面。
  • 你可以通过点击右上方的"⤢"将数据库扩展到整页。
  • 你可以通过抓取⋮⋮并将其拖入侧边栏作为顶层页面，将数据库变成整页数据库。
  • 属性"、过滤 Filter和 Sort菜单都隐藏在数据库右上方的···图标中。
  • 你可以通过点击悬浮在左边空白处的⋮⋮图标来Delete、Duplicate、移动或复制链接到你的在线表格。
  • 你的数据库将作为它所在的页面的一个子页面出现在你的侧边栏中。

打开和编辑数据库页面 #

数据库中的每一个项目，无论是表格中的一行，还是看板或日历上的一张卡片，都是它自己的Notion页面，你可以像其他页面一样建立、格式化和嵌套内容。

下面是如何将数据库项目作为页面打开。

  • 在表格中，将鼠标悬停在第一列上，点击出现的⤢OPEN按钮。
  • 在列表中，只需点击项目的标题。
  • 在看板、日历和画册中，点击卡片上的任何地方。
  • 页面将始终以预览模式打开。点击左上方的⤢ Open as Page以整页模式查看。

  • 在这个页面中，你会在顶部看到你的所有数据库属性。你可以在这个视图中编辑它们。只需点击它们的字段。
    • 点击悬停在每个属性左边的⋮⋮，以便：向上或向下拖动它，更改属性类型 Property Type，重命名它，Duplicate或Delete它。

  • 在你的属性下面是自由的页面空间，在这里你可以添加任何类型的内容块，包括子页面或在线的数据库。
  • 因为数据库项目是页面，你拖入数据库的任何其他类型的内容（如子弹或待办事项），将自动变成页面。

自定义数据库页面 #

Notion 数据库中任何页面的顶部部分都可以包括以下几个方面。

  1. 属性 Properties 提供关于你正在看的页面的数据，如项目负责人、到期日期、标签等。
  2. 评论 Comments 捕捉你和你的队友之间的对话。你可以用它们来标记对方，提出问题，提供反馈和更多。
  3. 反向链接 Backlinks 表示所有链接到当前页面的页面，这样你就可以轻松地在它们之间进行导航。这里有更多关于反向链接的信息→

就像 Notion 中的一切一样，你可以自定义这些组件的样式和感觉。要访问这些选项。

  • 点击任何Notion数据库页面右上方的···，选择自定义页面 Customize page。
  • 你会看到这个窗口弹出:

对于属性 properties，你可以使用这个菜单来选择你想在页面顶部显示哪些属性字段，以及如何显示。对于每个字段，可以从以下方面选择。

  • 总是显示 Always show - 没有任何变化，你继续看到属性字段。
  • 空时隐藏 Hide when empty - 如果属性字段中没有值，它将从你的页面顶部消失。
  • 总是隐藏 Always hide - 属性字段将不会在你的页面顶部显示。

🎒 提示 如果你有一个有几十个属性的数据库，这是一个保持你的页面精简的好方法，这样你就不必为了进入你的页面内容而滚动一大堆。

  • 你也可以通过点击数据库页面顶部列表中任何属性旁边的⋮⋮图标来访问自定义页面 Customize page菜单。

👉 注意

当你隐藏属性时，它们会被聚集在列表底部的一个菜单项中。你可以点击它来轻松显示任何隐藏的属性。

  • 在Customize page 自定义页面菜单中，出现在你的属性左边的⋮⋮图标，也可以点击并向上或向下拖动，以重新排列属性在你的页面上的显示方式。

对于反向链接 backlinks，你可以选择：

  • 展开 Expanded - 看到所有链接到当前页面的页面被完整地列出。
  • 关闭 Off - 完全隐藏所有反向链接。
  • 在弹出窗口中显示 Show in popup - 如果你不想看到所有的页面，你可以选择只看到反向链接的数量。点击打开一个显示所有页面的弹出窗口。

对于评论 comments，你可以选择显示它们。

  • 展开 Expanded - 在页面的顶部显示完整的对话。
  • 关闭 Off - 隐藏页面上的评论，以获得一个简约的视图。

菜单和选项 #

每个整页数据库都有相同的菜单和选项集。下面是一个快速的演练。

  • 查看菜单 View menu。在你的数据库的左上方。让你可以添加、切换和编辑你的数据库的所有不同视图。

  • **Properties菜单：**在你的数据库的右上方。让你可以添加、编辑、隐藏和显示属性。
    • 对于看板和画册，你可以选择 卡片大小 Card Size（小、中或大）和 卡片预览 Card Preview（你可以选择显示哪张图片）。
    • 如果你要显示图片，打开 适合图片 Fit Image可以确保整个图片适合在卡片框架内。否则，图像将被裁剪以适应框架。
    • 在这个菜单中关闭 Name会隐藏卡片的标题，让你只看到图像。

  • 过滤器 Filter和排序 Sort菜单：都可以让你为你想显示的数据指定标准。你可以添加你想要的任何数量。它们将按照列出的顺序被应用。
  • 搜索 Search： 你可以输入任何词，无论是在数据库项目的名称中还是在一个属性中，你的数据库将更改，只显示符合该搜索的项目。
  • ···: 位于数据库的右上方，这是一个零散的菜单，你可以 "复制链接到视图"，并查看谁在何时最后一次编辑了数据库。
    • 包括在表格中 "包裹单元格 "的选项，以便文本可以在多行上运行。
  • New 点击此按钮可在数据库中添加一个新项目，该项目可立即作为一个页面打开。点击该按钮右侧的向下箭头，可以访问数据库模板 (opens new window)。
  • Database Lock 在Notion窗口右上方的···菜单中找到这个选项。打开它可以防止任何人更改你数据库中的属性和视图。他们仍然可以编辑数据库中的数据🔒。

  • Group By: 是一个你只能看到看板的菜单。点击它可以用不同的属性对你的卡片进行分组。
  • **Timeline By:是一个菜单，你只能看到时间线。如果你的数据库中有一个以上的日期属性，使用这个菜单来选择你想用哪一组日期来绘制你的项目。
  • Calendar menus 日历菜单： 在日历的顶部，如果你的数据库中有多个日期属性，你会看到一个By [property name]菜单。这可以让你在每个属性的日历之间进行切换。
    • 你也可能在日历的顶部看到No [property name] - 这是一个菜单，包含没有填写Date属性的项目。

数据库描述 #

每个整页的数据库都给你一个选项，可以在其标题下添加描述性文本。使用这个空间来提供额外的背景、说明或任何你想要的东西。

  • 要添加描述，将鼠标悬停在你的数据库标题上，点击 添加描述 Add Description。你会看到一个光标在所提供的空间中弹出。
  • 如果你的描述中有内容，你仍然可以隐藏它。只要再次将鼠标悬停在你的标题上，然后点击隐藏描述 Hide Description。你会看到在你的标题右边弹出一个圈圈的 i。
  • 要显示隐藏的描述，可以点击圆圈的 i 或 显示描述 Show Description（悬停时出现在你的标题上方）。

🎒 提示

你可以在 Notion 中使用快捷键:跟在表情符号的名字后面--比如:apple代表🍎。你会看到弹出一个菜单，上面有你的选项。

数据库模板 #

假设你想在你的数据库中重复添加相同类型的页面--比如一个错误报告，或者产品规格，或者感恩日记。数据库模板让你定义一个页面结构和属性，你可以通过一次点击来复制。

  • 通过点击任何数据库右上方的蓝色New按钮上的向下箭头来创建和编辑模板。
  • 要使用一个模板，可以从New按钮的下拉菜单中选择它，或者从新页面的灰度菜单中选择它。

链接数据库 #

你可以在你工作区的另一个页面上创建数据库的副本或节选。比方说，你想在一个关于你的营销版本的页面上引用你的内容日历。链接数据库 Linked Database是适合这项工作的块。

  • 要在一个页面上添加一个链接数据库，输入/linked，然后按回车键。
    • 输入你想复制的数据库的名称，然后按 回车键。
  • 你可以更改这个数据的视图（如看板视图、日历视图等），过滤或排序，而不影响原始数据库的数据。
  • 如果你更改了链接数据库内的任何属性值或内容，这些变化将反映在原始数据库中。

  • 要删除、移动或复制链接数据库的链接，请点击悬停时出现在左边空白处的⋮⋮图标。在这方面，链接数据库的工作与行式数据库一样。
  • 链接数据库允许你把同一个数据库的多个视图放在同一个页面上，以创建一个仪表板。
  • 更多关于链接数据库的信息请点击这里→ (opens new window)

常见问题 #

  • 如何防止我的团队中的人对我的数据库设置进行修改？

    进入Notion页面右上方的···菜单，打开锁定数据库 Database Lock。这将防止其他人更改你的数据库属性、视图、选择和多选选项的设置方式。不过，他们仍然可以添加数据。对于维护许多人使用的数据库的结构完整性很有帮助。任何对数据库有完全访问权的人都可以把锁关掉。

  • 数据库在移动端上的工作方式有何不同？

    我们在这里写了一个完整的指南。主要区别包括没有悬停状态，有限的拖放和菜单的位置。

  • 我如何在 Notion 中为我的工作添加标签？

    你可以使用数据库来标记 Notion 中的页面，使它们以后更容易找到。

    • 将你想标记的页面存储在数据库中（表格或列表视图效果很好）。
    • 在你的数据库中添加 多选 Multi-Select属性。在那里创建命名的标签。
    • 无论何时你想添加一个新的标签，只需在多选 Multi-Select属性中输入它，然后按回车键。

    • 要想只显示有某个标签的页面，请过滤你的数据库，使标签必须包含某个值。
    • 你也可以使用Select属性，但这只能让你在每个页面选择一个标签。这对于像 "未开始"、"正在进行 "和 "已完成 "这样的进度标签，或者像 "P1"、"P2"、"P3 "这样的优先级标签很有帮助。

🎒 提示

查找我们所有常见的数据库问题这里→ (opens new window)

数据库属性