分享和权限 #

Notion是为超级协作而建立的,所以有许多分享你与其他人创建的内容的方法。我们的权限级别确保他们以你希望的方式访问这些内容🤝。

需要更多的控制和支持?联系销售,了解我们的企业版→ (opens new window)

分享的方式 #

你可以通过几种不同的方式与工作区内外的人分享你在Notion中建立的页面和数据库。下面是所有分享方式的概述。

共享菜单 #

首先,这里是 Share 分享菜单的快速浏览,可以在你的页面的右上方点击。在移动端上,点击右上方···旁边的分享图标,可获得相同的选项。

  • 这个菜单中的每一行都代表一个不同的人或一群人,你可以与他们分享页面。在这个工程维基页面的上面的菜单中。
    • Share to web 分享到网络 被关闭,所以只有你和你的队友可以看到这个页面。
    • Everyone at Acme Inc 意味着工作区的每个人都可以对该页面发表评论。
    • [email protected] 是页面上的一个例子,她是从工作区外邀请来的,她只能查看该页面。
    • David Tibbitts 是一个团队成员的例子,他可以完全访问该页面。他们将能够进行编辑并邀请其他人员。
  • 右边的下拉菜单让你设置他们的访问级别
  • Copy link 复制链接 将页面的唯一URL复制到你的剪贴板上,这样你就可以与任何你想要的人分享。但是,只有对该页面有访问权限的人才能看到它。
  • Add people 添加人员 可以让你使用电子邮件地址将工作区内外的人添加到一个页面。
    • 外部的人将被添加为访客。
    • 你可以使用下拉菜单为访客和其他工作区成员指定一个访问级别。

与你的团队分享 #

你可以通过将他们作为成员添加到你的工作区与Notion中的其他人进行合作(仅限团队版本和企业版)。这些人可以是你工作中的队友,朋友,或者任何你想与之合作的人。有几种方法可以与其他成员分享Notion页面,以便你们可以一起工作。

  • 在你侧边栏的 Workspace 工作区部分的任何页面都可以与所有工作区成员共享。
  • 你可以从侧边栏的 Shared 共享私人中拖动一个页面到 Workspace 工作区来共享它。
  • Shared 共享菜单中,你可以为[workspace]的每个人 打开访问权,在下拉菜单中选择某个级别。

与个别队友共享 #

有时你想与工作区的其他成员分享一个页面--比如你与你的经理分享的会议文件,或者一个小项目组的笔记。

  • 点击你想与这些成员分享的私人页面的右上方的 Share 分享
  • 点击 Add people 添加人员 按钮,通过输入电子邮件地址添加你想要的成员。你可以从邀请窗口的下拉菜单中设置他们的访问级别。

  • 你只与几个成员共享的页面,而不是你的整个工作区,将显示在你侧边栏的 Shared 共享部分。把它们拖到 Workspace 工作区中,就可以在整个团队中共享它们。
  • 如果你在 Shared 共享部分有超过7个页面,你可以选择你想保留在侧边栏的哪些页面。

🎒 提示

Shared 共享部分的弹出窗口中,你也可以搜索共享的页面,按相关性或最后编辑排序,并轻松复制页面链接!

与群组共享 #

为了更容易与常用的小组(即你公司的工程团队或社区团队)共享,你可以创建你自己的成员小组,并为他们分配访问页面的权限,作为单位。这里有关于组和组权限的完整指南→

以下是小组共享的快速说明:

  • 进入 Settings & Members 设置和成员,你会看到一个所有成员和访客的列表。点击该列表顶部的 Groups 群组标题。
  • 点击 Create a group 创建一个群组,给它一个名字,并添加你想要的成员。
  • 要与一个特定的小组分享一个页面,在该页面的右上方点击 Share 分享,然后点击 Add people 添加人员按钮。你会看到你的小组在出现的邀请弹窗中列出。

🎒 提示

Everyone at [workspace name]为你的团队中的每个人设置页面的最低访问级别。要给某些人或团体更高的访问级别,请将Everyone at [workspace name]的访问级别设为 可以查看可以评论

在你的团队之外分享 #

你可以邀请你工作区以外的人作为访客加入页面。比方说,你想和一个你雇用的外部承包商分享Notion页面。或者你就是那个承包商,你想和客户分享一个页面。这是一个理想的解决方案。

关于访客的完整指南在这里→ (opens new window)

与访客分享的快速说明:

  • 在你想对外分享的Notion页面的右上方点击Share 分享
  • 点击 Add people 添加人员按钮,用他们的电子邮件地址添加你想要的人。使用下拉菜单设置他们的访问级别。
  • 无论你邀请谁,都会收到一封电子邮件,上面有你邀请他们查看或编辑的页面的链接。
  • 如果你想看到你工作区的所有访客,以及他们有权限访问的页面,请到 Settings & Members 设置和成员Members 成员部分,进入 Guests 访客标签。
  • 在同一个窗口中,你可以从你的工作区移除访客,更改他们的访问级别,或者将他们转换为正式会员。这里有更多信息→

在网上分享 #

为了使Notion页面可以作为网站在网上浏览,或者与不使用Notion的人分享,你可以打开 Share to the web 分享到网上。任何拥有该链接的人都可以看到它。

这里有完整的公共网页指南→

制作公开网页快速指导:

  • 点击你想发布到网上的页面右上方的 Share 分享

  • 默认情况下,分享到网络 Share to the web旁边的访问级别将是 无访问权限 No access

  • 要将你的页面发布到网络上,请将访问级别改为下列之一。

    • Can view 可以查看 意味着你的页面被发布到网上,但不能被其他Notion用户编辑或评论。
    • Can comment 可以评论 意味着任何拥有Notion账户的人都可以在你的页面上留下评论,只要你与他们分享链接。
    • Can edit 可以编辑 意味着任何拥有Notion账户的人都可以在你分享链接后对你的页面进行编辑。
  • 一旦你打开了 Share to the web 分享到网络 的权限,你还会看到其他几个选项。

    • Allow duplicate as template 允许复制为模板 关闭这个选项,这样其他Notion用户就不能把你的页面复制到他们自己的工作区来编辑。这在默认情况下是打开的
    • Search engine indexing 搜索引擎索引(仅限付费版本)。打开这个,你的页面就可以出现在谷歌和其他搜索引擎的搜索结果中。这在默认情况下是关闭的
  • 点击 Copy link来复制页面的唯一URL来分享。

  • 只有拥有该页面唯一URL的人才能看到它。

停止分享 #

如果你有对一个页面的完全访问权,你可以在任何时候禁止与任何人分享。

  • 最快的方法是将该页面从侧边栏的 Workspace 工作区Shared 共享移到 Private 私人部分。但要确保这是你真正想做的,因为其他人将失去访问权。
  • 点击页面右上方的 Share 共享,关闭对你的工作区、个人、小组或公众的访问。你也可以从任何这些旁边的下拉菜单中选择Disable 禁用
  • 对于访客,点击 Share 分享,然后从他们名字旁边的下拉菜单中选择 Remove 移除。你也可以进入 Settings & Members 设置和成员,向下滚动找到你想要的访客,点击他们名字右边的下拉菜单,然后点击 Remove 移除按钮。

权限等级 #

这就是Notion的共享选项变得细致入微和细化的地方。对于你分享的每一个人或团体,你可以指定一个不同的访问级别。这对以下情况很有帮助:

  • 你希望只有几个人可以编辑一个页面,而其他人都可以阅读它。
  • 你想让一些页面只对特定的团队可见。
  • 你只想收集对某篇文章的评论。

👉 注意

再提醒一下,当你分享一个页面时,它所包含的所有子页面都将以同样的方式与相同的人分享。但你仍然可以在以后为子页面指定更高或更低的访问级别。

如何编辑权限 #

每当你邀请某人到一个页面,或点击 Share 共享,你会看到在人或组旁边的右侧下拉菜单,让你选择他们的访问级别。Full Access 完全访问, Can Edit可以编辑, Can Comment 可以评论, 和 Can View 可以查看.

  • Full Access 完全访问。对一个页面有完全访问权的人可以编辑其中的任何内容,并使用本指南中的所有机制与任何人分享该页面。
  • Can Edit可以编辑。为那些应该能够编辑页面内容,但不能分享页面的人或团体选择这个访问级别。
  • Can Comment 可以评论。为那些只能对页面内容进行评论,而不能实际编辑的人和团体选择这个级别的权限。他们也不能与他人分享该页面。
  • Can View 可以查看。拥有可以查看权限的人可以简单地阅读页面上的内容,但不能对其进行评论或编辑。他们也不能与其他人分享该页面。

如何限制、扩展和恢复子页面的权限 #

默认情况下,任何嵌套在一个页面内的页面(子页面)将继承与它所嵌套的页面(父页面)相同的权限。但是你可以为子页面指定更高或更低的权限,以满足你的需要。

例如,。在下面的截图中,Acme公司的每个人都有 Can comment 可以评论的权限来访问工程维基及其所有子页面。David Tibbitts是唯一能够进行编辑的团队成员,或者与更多人分享。

  • 在一个子页面,如 "Engineering Guidelines" 页面,你可能想展开权限,允许一个成员、访客、权限组或整个工作区高于Can comment 可以评论。在这个例子的权限级别下拉菜单中,你可以选择 Can edit 可以编辑Full access 完全访问
    • 注意,"Engineering Guidelines" 的权限级别是由 "Engineering Wiki"父页面决定的,但它可以被覆盖。

  • 在一个子页面中,你可以限制权限,以防止成员、访客、权限组或整个工作区的人发表评论,或根本无法看到这个页面。在这个例子的权限级别下拉菜单中,你可以选择 Can comment 可以评论No access 不能访问
    • 请注意,一旦取消了 Everyone at Acme Inc的权限,现在 "Backend"子页面只能由后台工程师权限组和另外一个拥有 Full access 完全权限的队友看到和编辑。可以把它看作是一个 "秘密页面" 🔮

  • 当你限制子页面的权限级别时,一个 Restore 恢复按钮会出现在你的 Shared 共享菜单的顶部。使用它可以将权限恢复到默认值,并从父页面继承。

🎒 提示

你可以创建 秘密页面,只有特定的人或群体可以看到,方法是将子页面的权限级别设置为 禁止访问,以防止你想隐藏该页面的人或群体。

禁用访问权 #

要取消一个人或团体对一个页面(以及它的子页面)的访问权,在 Shared 共享菜单中他们右边的下拉菜单中选择 Remove 移除。他们将不能再查看该页面,并且它将从他们的侧边栏中消失。

👉 注意

没有任何访问权的人将不会在他们的工作区看到这个页面。它可能会出现在你的侧边栏,但不会出现在他们的侧边栏。

安全设置 #

如果你有一个企业版的订阅,并且你是工作区的管理员,你可以通过打开某些安全设置来防止内容被共享。联系销售以了解更多关于我们的企业版→ (opens new window)

  • 进入左边侧栏顶部的 Settings & Members 设置和成员
  • 在弹出的窗口的侧边栏中点击 Settings 设置
  • 向下滚动到Security & SAML部分,在那里你可以看到这些切换开关。

👉 注意

这些选项只有在你有一个企业版订阅时,而且你是工作区的管理员时才能编辑。

查看谁在共享一个页面 #

你可以知道还有谁可以访问一个页面,因为在页面最上方的栏里可以看到他们的头像/个人资料照片。

  • 如果这个人目前没有在看这个页面,那么头像就会变淡。
  • 如果该人目前在页面上,头像就会显示为不褪色。
  • 将鼠标悬停在一个头像上会显示这个人的名字、电子邮件以及他们最后一次出现在页面上的时间。
  • 点击一个活跃的头像会让你跳到他们正在阅读或打字的页面部分。
  • 当人们同时在同一个页面上合作时,你会看到他们的头像在他们正在看的或编辑的区块旁边移动。
  • 点击任何页面右上方的···,看看弹出的菜单的底部。你会看到谁最后一次编辑了这个页面以及什么时候。