改变备忘录工作流程的美妙体验
2023 年 10 月 18 日

上周，我在个人生活和公司中改变了备忘录的工作流程。我想与大家分享我在Notion.so、OneNote和MS Teams上的美妙体验。

在个人生活中

选择最佳时机开始使用Notion.so

在参加一次会议后，一位演讲者轻松地使用了Jira Confluence (opens new window)，我觉得这已经足够好，可以用来记笔记并以网站格式分享。知道Notion很好地使用Markdown作为编辑工具后，我决定开始尝试使用Notion。我早就想用Trello (opens new window)来管理我的个人生活，并且也想使用Notion，这成为了触发点。

我想我应该购买订阅。但事实证明， 哇，就在四天前，Notion for Education (opens new window)开始提供服务，这对我来说是最好的时机。太棒了！

运气并不总是站在我这边，但这次，是的，它站在了我这边。

对Notion的简短思考 #

整天使用下来，Notion成为了我最喜欢的工具。以前我习惯使用Microsoft OneNote (opens new window)来做笔记，其他我喜欢的工具还包括Trello、Google Keep (opens new window)和Google Calendar来管理我的日程。但是Notion拥有一切。标签、文件夹、Markdown、看板...我开始理解Notion被称为“瑞士军刀”的比喻。它在任何情况下都表现得很好。

令人震惊的改变 #

最好的是，在Notion中分享文档绝对是最好的。与此相比，分享OneNote页面并不是一件令人愉快的事情，尤其是对于接收者来说。想象一下你收到一个链接， 为了更自然地阅读整篇文章，将以下Markdown翻译成中文，并删除第一级标题，同时删除其中的图片链接。尽量删除Markdown格式错误和一些无用的段落，重新装饰整篇文章：

而OneNote在原始意义上的共享是指将你重定向到一个等待你编辑的Office程序，而不是一个HTML网站。或者，你也可以选择导出为PDF并分享该文件。但是，在发送文件之后，你所做的更改不会应用于之前发送的文件，所以你必须再次导出并重新发送，而当再次发生更改时，文件名变成了“REPORT_ON_RIVERS_final_final_the_final.pdf”，这每次都让我很生气。

但是使用Notion，这个分享过程是一项愉快的工作，因为它以较少的努力生成漂亮的HTML格式网站。我再次想说一遍。它很漂亮！享受分享这些东西，你会更多地使用Notion来写东西，并且通过Markdown支持，你的信息将更有结构。我向你保证。这是一个很好的改变。

改变了我的个人备忘录生活，我决定可以再进一步。

关于业务 #

为什么需要改变。 #

我们的初创公司正在推动合作共享文化。 不久前，我们采用了Microsoft TEAMS (opens new window)作为我们的工作流管理软件。TEAMS提供了消息传递、文件共享、工作分配、看板（计划）等功能，非常适合在商业环境中使用。但是对于开发人员之间共享技术知识和操作方法的知识库而言，TEAMS并不能满足我的期望。

我们的服务器团队需要学习的东西比我们已经知道的还要多。我们作为服务器开发团队还是一群新手。因此，团队的成长需要我们共享经验，我们每周举行3到4次研讨会，分享我们所面临和学到的东西。我们的团队在开发过程中使用OneNote来做笔记和记录工作日志。我承认这是我的强制要求，但他们从未反对，因为在OneNote中记录工作日志对他们的成长至关重要。

然而，知识共享一直是一个问题。经常需要发送在OneNote中编写的操作方法，这一点非常麻烦。 gle convention is not feasible, and we don't want to restrict their creativity.

Second attempt, we created a Team OneNote. It was a separate notebook in which everyone had their own section to work on. We thought this would solve the personal space issue. However, it turned out to be a mess. There were duplicate sections, missing sections, and it was difficult to keep track of everyone's progress.

Finally, we came up with a solution called Shared Notebooks. Each team member has their own notebook, but they can choose to share specific sections with others. This way, everyone has their personal space, but we can still collaborate and share information when needed. It's a good balance between privacy and teamwork.

To share a section, simply right-click on the section and select "Share this section". You can choose to give others view-only access or allow them to edit. Once shared, the section will appear in the shared notebooks of those you've invited.

Now, instead of asking team members to export and send their notes, we can simply check their shared sections whenever we need to. It saves time and avoids the hassle of file formats and sending files back and forth.

Overall, the concept of sharing in OneNote has evolved over time. We've learned from our mistakes and found a solution that works for us. It's important to find a balance between privacy and collaboration, and shared notebooks provide just that. 由于发现将个人工作日志变成公共资源可能会损害公司文化，我们停止这样做。放弃之前建立的良好文化可能会导致员工感到不快乐。

下一个想法是为每个人都设立两个笔记：1. 个人工作日志，2. 可供公众查看的研究笔记。个人工作日志可以使用个人微软账户，而研究笔记则需要使用公司的微软账户。这解决了很多问题。以下是原因：

  • 个人笔记仍然是个人的
  • 研究笔记属于公共领域，因此审核人员可以随时查看，而不会阻碍拥有者的工作。
  • 进行中的问题可以立即分享，因为共享URL不是问题，只要它们共享相同的公司域名URL即可。
  • 公司内部产生的知识产权归公司所有。因此，研究笔记的阅读权限在公司域名内部是公开的。

我想我终于找到了一个解决方案。实际上，当你想到“物理文件夹”时，问题就简单了。你只需 Notion是一个改变的动力

所以...两周前我突然想到了一个主意。但是我不敢改变我们公司的系统。这是一项艰巨的任务。我一直拖延。但在体验了Notion的有效性后，我知道无缝共享URL将是成功的关键，有了这个动力，我迈出了一步。我改变了我的团队工作方式。

我设计了这个系统

  • 个人研究笔记

为每个项目创建一个笔记，使用公司的电子邮件。

在公司内部授予公共访问权限。

为每个人提供共享链接。

在这个笔记中积累知识和经验。

  • 个人工作日志笔记

为每个人创建一个笔记，使用个人电子邮件。

不需要共享。这个笔记是专门为你准备的。

在这个笔记中积累工作日志（日程安排、想法、个人信息等）。将其用于你自己的目的。

另外的系统

完成了上述系统后 下午2点左右，我们完成了系统的更改。在此之后，当我们作为团队共同工作时，发生了正确的情景。

  1. 团队成员遇到了一个无法在短时间内解决的问题。所以她通过TEAMS的信息传递给我。她在消息中传递给我她的研究笔记的URL。
  2. I opened the URL in my web browser and accessed her Research Note.
  3. I read through the note and identified the issue she was facing.
  4. I added a comment on the note, providing her with a possible solution and asking her to try it out.
  5. She replied to my comment, confirming that the solution worked for her.
  6. I closed the note and continued with my work.

This workflow allowed us to effectively communicate and collaborate on solving issues. By using OneNote and TEAMS messenger, we were able to easily share information and provide assistance to each other. It also helped us keep track of the solutions we found for future reference.

Overall, having a Common Knowledge Base and Team-wise Knowledge Base in OneNote has greatly improved our productivity and efficiency as a team. It serves as a central repository for important information and allows us to easily access and share that information when needed. It has become an essential tool in our daily work routine. 翻译后的文章如下：

团队负责人使用链接访问了她的笔记。我检查了她的笔记内容。

我进行了研究，并在我的研究笔记中记录了解决方法。

在找到解决方法后，我复制了笔记的URL，并向她发送了消息。这个链接包含了解决问题的所有细节。

她查看了我发送给她的链接，并将其应用到她的情况中。她向我发送消息说问题已解决。

耶！！

这就是我重新改进我们的知识库系统后发生的事情。在所有流程中没有进行任何导出操作，流程非常流畅。我思考了超过一个月，终于解决了这个问题。耶！！

这个工作流非常有效！

结论 #

我考虑了更好的体验和知识共享系统。在这个过程中，我自己接触到了 Notion.so，这是我使用过的最好的备忘录共享解决方案。基于这个概念和可用性，我改变了公司的经验和专业知识共享系统。 新系统对个人笔记和公共笔记有独特的概念，分享笔记非常方便，完全没有任何导出的麻烦。

请分享对我的社交实验的想法。