组织大家参加会议只是使会议有价值的一部分。你所做的会议记录是另一部分。
会议记录应该记录下每次会议最重要的内容--所做的决定、出席者、事情背景等等所需要的一切，已经会后的执行动作。
但大多数会议记录都写的很乱，在会议结束后，90% 的情况会议记录会都变得没用。
让我们来探讨一下优秀的会议记录（或者叫会议纪要）该如何写，已经写的技巧，使它真正为你的团队带来变化。
为什么会议记录通常是无效的 #
会议结束后，笔记就像驶入了百慕大三角，再也没有人知道了。如果这种情况发生在你的会议之后，那尽职尽责的笔记就变得很没有意义了。
Marie 是一位数字战略家和设计师，她帮助企业创建工作系统。有时，她每周有多达 18 个会议--从 内部团队同步到与客户协商。面对如此多的会议，玛丽一直在关注她的会议和会议记录过程中的低效率问题。
以下是她发现的一些常见问题。
不使用自定义模板 - 每个会议都有自己的需求。根据会议的类型，Marie 可以快速地自定义一个模板，这不仅简化了一切，还为她和她不断壮大的团队创造了一个可以遵循的每次会议的流程。
会议记录与其可交付成果无关 - 大多数会议都与某种可交付成果有关。但通常情况下，笔记只为你指出工作的方向。我们需要将手头的工作成果与讨论联系起来，这样会议记录才会更有意义。
没有后续跟进 - 离开会议的人应该知道接下来的动作是什么，无论是在你的会议记录软件中给他们打上标签，还是通过 Slack 进行沟通，每个人接下来要做的事情都应该很清楚。为了进一步使这些内容具有可操作性，你可以设置提醒，这样你就会收到通知，提示你重新审视笔记或对某些事情采取行动。
我们这篇文章的目标是通过给大家分析新的、更好的做法来解决这些低效率的问题。
优秀会议记录的组成部分 #
最好的会议记录有三个阶段。通过确保每个人在会议前做好准备，在整个会议中捕捉到重要的想法，以及每个人都知道他们在会议后应该做什么，好的笔记能使你的会议发挥最大的作用。
会议前 #
Marie 建议我们应该提前分享所有会议材料，以便每个人都做好准备。
确保这些东西都包含在你的会议记录模板中--这样的话，它们将作为你准备时的检查清单。
- 创建会议议程 (opens new window) - 议程应该说明你这个会议的要点。对于每周一次的会议，它可以是你的团队那一周正在进行的项目。如果是事后总结，可以谈一下哪里做得好，哪里可以做得更好。
在 Notion 中，你可以为你团队不同类型的会议制作模板。
- 提及参与者 - 确保你的会议参与者知道他们参与了会议，这似乎是显而易见的，但事实并不一定如此。如果你有一个工具能让你在会议记录中提及参与者，其实是更有约束力的。当然你也可以一次性提及整个团队。
- 提前分享相关信息 - 除了议程之外，一定要向会议参与者提供任何需要提前查看的材料。无论是相关的用户访谈还是功能说明等等，让团队成员都是有备而来。
在会议召开前 24 小时完成这一切，这样每个人都有适当的时间来输出他们的想法和意见，在会议上准备分享。
会议中 #
会议可以是激烈的口头乒乓球比赛。
你不会捕捉到一切。这些不一定是正式的会议记录。但是，通过在您的会议记录模板中包含目标、障碍和行动项目，您的记录将有一个目的。如果说的话与这三个方面有关，一定要记下来。
会议的目标 - 这可以包括在会议前的准备工作中，但它应该在每次会议开始时就明确，因为它使会议保持在正轨上。并尽量使其具体化和可衡量。对于一个非正式的会议，如头脑风暴，它可以是 "想出三个关于这次活动形式的建议"。对于一个更正式的商业会议，它可能是 "确定新的商业目标"。不管是什么，目标会给会议一个真正的方向。
回顾 - 如果你的会议是经常性的，那么介绍一下自上次会议以来所取得的成就可能会有好处。做了什么？哪些没有......以及为什么？
阻碍因素 - 如果会议是关于一个具体的项目，了解阻碍因素和依赖性是取得进展的关键。在你的会议记录中包括一个部分来浮现这些问题，这样你就可以在下次会议上找出疏通这些问题的最佳方法。
行动 - 可以说，行动项目是任何会议中最重要的部分，当会议结束时，行动项目会给每个人一种执行上的清晰感。把这些项目写得大一点、粗一点，让每个人都能看到。你甚至可以标记团队成员，让他们双击他们知道自己负责的事项。你还想为跟进行动项目设置一个提醒。他们完成了吗？如果没有，有哪些阻碍因素？
会议结束后在行动项目中给队友打上标签，有助于推动项目的进展。
提示
如何做好会议记录
指派一个人做笔记。并轮换，因此并不总是同一个人负责写下所有内容。玛丽说，会议期间的挑战是“在谈话中保持身临其境的同时做笔记”。在记录者之间循环让每个人都有机会被听到。
口头提示——由会议记录中的各个部分设置——可以帮助记录者捕捉到最重要的内容。每当有人说出“阻碍者”或“目标”时，一定要抓住他们的情绪。每当有人说“做”时，这就是行动项目的信号。同样重要的是，不仅要记录这些具体目标、阻碍因素和行动项目——您的记录员还需要记录这些对话背后的“原因”。
会议将成为决策的书面记录，您可以在未来翻阅。知道“为什么”在这里非常重要，这样未来的员工就会明白发生了什么以及决策背后的背景。
为实现这一点，将这些指南记录在案会很有帮助。这样，您团队中的每个人都知道如何持续有效地做笔记。只要您的团队发现更好的记笔记最佳实践，它们就可以轻松更新。
会议后 #
一旦每个人都离开了会议，你的工作还没有完成，你就会尴尬地开始在镜头里看自己。
事实上，会议最重要的部分是在会议之后--你要清理所有的笔记，并分配行动，把谈话变成具体的交付成果。
- 让你的笔记清晰易读 - 与手写笔记一样，会议笔记中的速记也很难理解。笔记者应该承担起打磨笔记的责任。使用合适的标题层级，如果有人提到外部资源，整理相关链接，归纳零散的想法，用表情符号增加视觉效果或让文档有个性。所有这些都有助于使笔记更具可读性，从而更容易让大家使用。
- 将行动项目发送给合适的人 - 这应该是会议产生的第一件事。无论是团队还是个人，相关人员都需要知道他们在会后要负责什么。这在谷歌文档中很容易被忽略。寻找能够让你清楚地传达行动项目、最后期限和更多信息的软件。你还需要在会议结束后几天进行跟进，检查这些项目的状态。
快速、轻松地与队友分享你的会议记录。
会议记录模板 #
在 Notion 中，你可以为你所有的会议记录创建一个框架--这样，你就可以轻松地将它们集中起来，这样所有的跨职能团队（或错过一天的人）都可以快速访问记录，以保持循环。同时，你也在创建机构知识，供大家永久参考。
这是供您的整个团队或公司使用的 会议记录模版 (opens new window) 可帮助您入门.
这是一个所有会议记录的系统，可以跟踪会议日期，是什么类型的会议，以及谁参加了会议。它还包括个别会议的模板，你可以根据自己的需要进行定制。
如果你想为你的团队获得更多具体的模板，请查看这些。
它们是完全可定制的--把这些模板看作是帮助你释放会议的真正潜力的起点。