可能比以往任何时候都更容易写下一切，但我发誓更难找到任何东西。
我从记事以来一直在写作，这段时间里我遇到了很多工具，它们承诺会让我更有生产力，更好地组织自己，或者最终成为更好的作家。
尽管有所有这些承诺，但我一直很难组合出一个真正让我更有生产力的工作流程，因为它总是自己跌倒了，直到最近，我只是出于沮丧而直接写入内容管理系统。
我以写作句子为生，既写这样的文章，也进行用户体验文案的写作，所以我一直在不断地写作，但是直到最近，我在组织我的数字大脑方面一直无法做到，因为它分布在四个不同的工具中，每个工具都有自己规定的工作流程。
转换到Notion让我一切都改变了。
我意识到这种讽刺，因为我写了一些东西 关于另一个工作流工具如何帮助我组织生活的文章，但它对我的写作方式、商业规划和每天的安排产生了巨大影响。
以下是我如何使用Notion，并展示它为我写作和思考带来的转变。希望这对你有所帮助，并为你自己的个人设置提供启发。
我的起点 #
对我来说，组织并不是一件天经地义的事情，所以我总是寻找工具来绕过自己的局限性，让大脑更高效地完成任务。在我完全转向Notion之前，我使用了一系列没有真正相互配合的工具。
下面是我的原始工作流程，现在已经完全被Notion取代：
简洁写作： Dropbox Paper / iA Writer 发现无干扰的写作工具对我来说是一种神圣的时刻；多年来，写作应用程序上布满了按钮和功能，这些并没有真正增加我的写作效率。 在从Mac切换到Windows (opens new window)之前，我直接在iA Writer中写作，特别是因为我喜欢它能够原生地处理Markdown。虽然这很棒，但它也有一些缺点：它本质上无法与我的写作客户共享，并且我总是忘记保存。
在从Mac切换到Windows后，我开始使用Dropbox Paper，因为它非常擅长在写作过程中不干扰我，它帮助我专注于手头的内容，而且不需要时刻记得点击保存按钮。
**规划/任务管理：Trello / Todoist **看板是最新的潮流，而Trello是我组织工作负载、写作思路、项目阶段等等的首选应用。Trello的工作流程专注于看板，我经常使用它来跟踪项目的各个阶段，包括什么时候开始、进行中和完成。 追踪与任务相关的想法或想法，我只是直接在卡片上评论。唯一的问题是？实际上记得检查它并保持更新。
至于生活中的日常乏味，肯定需要基本的清单，我会使用Todoist与我的伴侣一起管理这些。购物清单，我想读的书，家务事等都在那里，没有特定的顺序或理由。
**笔记，研究等：Google Keep **对于随机的涂鸦，想法和任何其他不适合其他地方的东西，Google Keep是一个完美的脑力倾泻地。如果我有一个需要安放的随机想法，它会直接进入Google Keep，很可能永远消失。
遇见Notion #
你可以看出，我的大脑分散在一堆不同的工具上。如果你使用Trello，你会得到看板，并且你将永远使用它。Notion不同，因为它是唯一一个具有以下功能的工具 Notion的设计理念是允许您将其塑造成您所需的任何形式。
Notion由各种用途和复杂性广泛的“块”组成，这也是它特别之处。
它提供了各种块，从嵌入Figma原型到创建数据库，并使数据库中的条目以不同的格式（如日历视图）出现在其他页面上。另外，您也可以添加一些Markdown文本。
将Notion类比为乐高积木盒子：您拥有制作任何东西所需的一切，只需要决定您要创造什么。您可以按照盒子上的示例进行操作，也可以为自己创建一些内容。
这个系统意味着Notion具有无限的自定义能力，可以根据您的工作流程和未来的调整进行塑造和适应：您只需要拖放块以将其移动到其他位置，或重新组织您的新数字大脑。
我现在直接在Notion中写作，将其作为整个写作、编辑和发布过程的唯一真相来源。Notion会保存您的工作，无论是在线还是离线，并确保它是安全的，而无需记住按保存按钮，所以现在终于是时候改掉这个习惯了。
在撰写像这篇文章这样的作品时，我总是从一个简单的空白页面开始，以便专注于手头的任务。由于Notion使用等宽字体，所以您可以获得简洁而美观的书写体验，就像iA Writer一样，界面只有在我需要深入并开始格式化或插入不同的块时才会出现。
Markdown + 快捷方式 由于完全支持Markdown，您可以按照自己习惯的方式编写，无论是使用您习惯的所有手动参数，还是只使用界面进行格式化并导出到Markdown。
我喜欢使用Markdown，并倾向于习惯性地使用快捷方式，因为它可以提高我的工作效率。Notion的Markdown支持使得编写和编辑变得轻而易举，同时还可以方便地导出到其他格式。 其他工具一样，文本格式化的常规快捷键也适用，例如使用CMD + B加粗，但有一个重要的改进值得了解：内联链接。
藏在底部：字数统计
在添加链接到你的写作时，只需记住CMD + K是你的好朋友 - 这个快捷键可以立即将内联链接放在你所选中的文本上，无需使用鼠标，也无需点击对话框或键入正确的Markdown代码。
对于Markdown的全部功能，都有一套完整的键盘快捷键可用，从项目符号列表到代码块，所以请将这个链接保存在手边 (opens new window)，您很快就会成为专家。
字数统计
迟早你会发现自己需要一个字数统计工具，你会很快找到它。
要查看字数统计，请将鼠标指针放在编辑页面的底部栏中。 组织和编辑功能
简单、易于重新组织
在写作过程中，您不可避免地需要移动、删除或将某些内容保存到以后再使用。
在Notion中，这非常简单，可以帮助您在编辑或写作过程中重新排列叙述。
要重新排列段落 - 或同时重新排列多个块类型 - 只需按住鼠标并拖动它们。一旦您将它们全部高亮显示，您可以通过拖动顶部的虚线菜单或正常剪切和粘贴的方式将所有选定的块都带走。
对于习惯于传统文本编辑器的人来说，这是一次完全的革新，传统文本编辑器要么对文本造成混乱，要么在尝试移动它们时留下一些残留物。
Notion将每个块视为独立的元素，使得重新组织和编辑变得简单易行。 嵌套页面 为了更好地利用Notion，嵌套页面是一个关键概念需要理解和决定如何使用。
我使用嵌套页面来组织与某个主题相关的所有内容，并在顶级页面上创建一个主页面，作为下面内容的“目录”。
例如，如果我要写一篇关于如何使用Notion的文章，我会创建一个顶级页面，然后在其中创建一个名为“草稿#1”的文档，并在那里开始写作。随着我收集参考资料、创建待办事项或其他材料，我会将它们创建在页面下方，因为它们都与我正在处理的内容相关。
我以各种方式使用这些折叠块：用于评论和背景信息，用于有关某个部分的参考或仅仅将大纲方便地放在那里而不是一直看着它。
折叠块基本上为你提供了即时的清晰度，我非常赞成大量使用它们。
亮点非常适合相反的目的：更多地引起注意，以便以后记住或突出显示给合作者。
就像在Medium上一样，你可以选择一个块来突出显示并使其脱颖而出。只需选择要突出显示的部分，然后点击出现的格式化工具栏中的三个点菜单，然后选择你喜欢的颜色。
**更大的画面 **侧边栏，以及 你组织Notion空间的方式是一种一目了然的方式，可以更好地把握全局。
一旦事物嵌套，你可以轻松地看到自己的位置，并在不同任务、片段或客户之间跳转。
在撰写过程中，我更喜欢尽量减少干扰，所以我会收起侧边栏，使用简洁的界面进行工作。
要做到这一点，点击左上角靠近工作区名称的两个箭头，它会暂时隐藏起来，但你仍然可以通过面包屑菜单在屏幕顶部访问所在位置的上下文。
要恢复侧边栏，只需将鼠标悬停在屏幕左边缘附近或点击左上角的汉堡菜单。
外部工作流程 #
**协作 **在起草阶段，我会邀请我的编辑之一进入页面，提供内联评论来提供反馈。
要进行协作，可以让任何人进入Notion文档，即使他们没有Notion账户。每个人都有自己的工具偏好，但是他们可以在Notion中进行协作。 Notion允许您的合作伙伴使用Google帐户登录，而不是让他们从头开始注册Notion - 这是一种耳目一新的变化。
要共享您的文档，请将鼠标悬停在Notion顶部附近以显示共享按钮，然后单击它，然后点击“邀请人员”来选择您要共享的人员以及他们将获得的访问权限。如果您希望他们立即加入并进行编辑，您可以开启公共链接共享，这样他们可以立即在浏览器中打开。
合作者可以评论您的文档，标记您并设置提醒，就像在其他工具中一样。我发现邀请写作客户进入客户空间，并在那里有不同版本的草稿，这比我习惯的更开放的过程有助于实际撰写文章本身。
**在行动中 **现在，Notion已经在Android上可用，您可以为几乎所有您关心的事情使用Notion的全部功能。
您可以在移动设备上、在Web上或在Mac和Windows应用程序上使用Notion的全部功能集。 在外出时进行编辑或记笔记非常方便。它非常适合快速记录笔记、纠正错误或构思想法！
便携性和导出功能
当我完成工作并准备发布时，从Notion中获取内容与将内容导入其中一样灵活 - 这里没有专有的文件格式。
通常，我会直接从Notion将页面导出为Markdown或PDF格式，并将其上传到我们发布的任何CMS中（个人使用Jekyll，所以这非常简单）。对于像WordPress这样的视觉CMS，复制和粘贴也可以使用。
研究、构思和更多 #
一个地方的构思 如果你是一名作家，你可能脑中总是有很多想法在围绕着一篇文章，而你也知道只有一些想法会被采用。我经常会想出一些文章的构思，但一旦那个时刻过去，我就会忘记。
在这些灵感瞬间突然出现时将其记录下来，对于解决这个问题非常有帮助，因此我创建了一个简单的工作 为了保持我喜欢的想法直到我有时间写下它们，而不是一系列不连贯的笔记，我使用了Notion的剪辑工具、栏目以及其他我喜欢的块类型，比如视频或其他嵌入内容（如果需要的话）。下面是我当前形式的构思板示例，在一个周末。
在这个构思板中，我只是存储了我受到启发、思考过的东西，或者只是我希望有一天能写的东西。最终，如果它们发展成为一篇作品的想法，就像这篇文章一样，我会把它们拖到一个“新建”文档中，放在我正在写作的页面下面，以清理杂乱。
这个构思板使用了两种类型的块，结合了Notion灵活的栏目支持。要开始使用，拖动你创建的任何块，直到看到一个小蓝色条出现在右边。当你满意时释放鼠标，你就会有一个漂亮的新栏目。
向右拖动！
您可以这样做。 无论您喜欢多少次都可以使用Markdown格式，如果变得混乱，可以按页面右上角的三个点，选择“全宽”以获得全宽页面。
如果您要添加网页或图片等丰富内容，可以使用网络书签块创建一个漂亮的可浏览嵌入式内容。只需将鼠标悬停在页面左侧，点击加号图标，滚动查找网络书签类型，然后粘贴您的URL。
适用于一切的块
Notion的基于块的布局系统允许您在一个地方嵌入各种丰富的媒体。
嵌入您谈论的Figma原型，YouTube视频，并附加PDF文档 - 它都可以做到。
除此之外，除了核心功能让您长时间满意外，它还不断令我惊讶于它支持多种不同类型的媒体。
长期存储
作为一名作家，我面临的最大问题之一是内容的寿命非常短暂。互联网给人的感觉就像是为了 保存长期的文章
现实是，许多优秀的写作会消失在时间的长河中——无论是出版商倒闭、域名过期，还是五年后找不到某个东西的能力。
在我的 Notion 工作空间中，我现在开始保存原始草稿和最终发布的文章。当文章在网上发布后，我使用 Chrome 的打印功能将其打印为 PDF，然后将其上传到客户的工作空间中进行长期存储——这里有一个专门的附件块可以用来存放。
我还会在 Notion 中保留原始的文本格式版本，通过将最终产品复制回 Notion，或者只是将最终版本存储在同一个客户工作空间中。因为你可以随时从 Notion 导出为 PDF 或 Markdown，所以这是一种实用的存储文档的方式，不需要担心文件格式。
Notion 的路线图上有一个网络剪辑工具，这将使这一过程更加简单，我迫不及待地等待它的发布！ 任务和项目管理
高效完成任务
我通过一个简单的看板来管理我与写作客户的工作量、截止日期和项目的其他阶段。
首先，我根据每个项目阶段的标签创建一系列列表：待办、已安排、进行中、审核中和已完成，然后按照它们的进展在每个列之间移动。
每个任务都与一个客户相关联，有一个带有截止日期的字段，以及其他关于工作的信息，比如故事概要。最后，卡片上的URL字段在发布之前保持为空，等到发布后，我会填入公共URL以供长期存储。
这个看板不仅仅是表面上看到的那样。Notion允许您为底层数据创建单独的视图，包括表格布局或日历视图，以从不同的角度查看数据。
我的工作量看板目前包含两个视图：GTD（Getting Things Done）如上图所示，以及一个日历概览，用于快速解析截止日期。 切换到日历视图意味着我可以快速查看即将到期的任务和项目所处的阶段，而不是一个庞大的待办事项列表。
关系型CRM 我是一名自由撰稿人，所以在处理各种截然不同的客户时，保持组织有序是困难且耗时的。
Notion最强大的特点之一是，所有 东西本质上都是关系型的，并且由"块"组成，因此您可以通过将它们链接在一起并将它们拉入不同页面来组织信息片段。
一个例子是我在Notion中保留的一个简单的CRM；它只是我写作客户的列表，他们是谁，他们的任务到期情况，工作量以及我们之间的当前关系状态。我通过选择"全页表格"块创建了这个文档，然后为每个客户定义了自定义列，并添加了上述标签。
一旦设置好并理解了如何将所有内容链接在一起，工作量 列就变得非常强大。与其重复编写同样的信息，我可以在不同页面之间链接相关的任务、客户和其他信息。
这种方式让我可以更轻松地查看每个客户的任务和工作量，以及他们之间的关系状态。这使得管理和跟踪我的工作变得更加高效和方便。
通过在Notion中创建这样的关系型CRM，我能够更好地组织我的工作，使得与不同客户合作变得更加流畅和可靠。这对于自由职业者和需要管理大量客户的人来说尤其有用。
总而言之，Notion的关系型功能使得组织信息和管理工作变得更加简单和直观。切换到日历视图可以提供更快速的概览，并使得跟踪任务和项目的进展变得更加轻松。 当我添加一个新任务，并输入客户的名字时，任务本身的字段会查找我在CRM中拥有的客户，并自动完成，这样我就不必重复写入他们的名字。
当我添加一个客户，比如Notion，它会在任务本身上附上链接，这样我就可以从任务本身点击进去，或者在CRM的"工作负载"栏目中查看所有相关的帖子。通过这样做，我只需点击他们的名字，就能获取由该属性筛选出的列表，从而获得与客户相关的一切概览。
还有其他很多使用这种方式的方法，我就不在这里详细介绍了，但是通过将数据存储在表格中，您可以重复引用它，并随时将其提取到其他页面中。看看结果吧：
如果你有很多属于同一类别的事物，比如想法列表或客户列表，那么使用表格来存储它们是非常方便的，因为你可以在其他页面上调用它们。
相信我，这些将会改变你的信息管理方式，只需在一个地方输入信息，随时随地提取。 将所有内容整合在一起：主页
深呼吸——这是很多很棒的东西，但可能感觉有点压力山大！我还有一个最后的技巧要告诉你，你会想要为自己使用：创建一个终极仪表盘，让你的一天更加顺利。
在完成以上所有工作之后，我现在可以引用很多很棒的数据，并从任何表中提取出来，放到另一个页面上，以便在一个地方获得一个概览。基本上，你可以建立一个页面，你可以首先进入该页面，然后快速进行写作、记笔记或构思，但你可以随意添加任意多的信息！
要设置你的主页，只需选择你的组织（或个人实例）的顶级，并在那里创建新的区块。在我的主页上，如上所示，我可以快速了解任务、当前活动的客户和具有截止日期的故事。
这个页面是使用“链接数据库”区块创建的，所以我们不需要再次输入任何信息，这样可以节省时间。 将以下Markdown翻译为中文，并同时删除一级标题，并删除其中的图片链接，尽可能删除Markdown格式错误和一些无用的段落，重新修饰整篇文章，使其读起来更加自然：从将信息重复放在两个不同位置。
只需将块添加到顶级页面，然后选择要显示的数据库，然后创建一个视图来隐藏（或显示）您希望显示的信息。
我通过仅显示我最相关的一小部分信息来保持整洁，比如来自我的看板的“本周到期的任务”，当我需要一次性查看所有信息时，我会点击表格的标题。
这个页面有数百种有用的方法，所以我建议根据您自己的需求进行设置，帮助您立即开始您需要做的工作。
如果您对此有任何建议，请随时在评论中提问，我乐意提供帮助！
让它成为您自己的 #
Notion之所以如此神奇，是因为它非常灵活，有很多不同的使用方式。我希望这可以帮助您相信它可以帮助您摆脱使用多种工具来将工作流程整合到一个统一的地方。 Notion本质上是简单或复杂，完全取决于你的需求。你可以想象如何安排你的信息，而不是适应工具，这是第一次，我喜欢这种简单方式，因为我现在真正投入使用它，我的生活变得轻松多了。
由于Notion提供了一套构建和设计工具，可以根据你的意愿进行构建，所以不需要急于行动：只需要花些时间，逐渐熟悉，并开始每天使用它。
起初可能会感到吓人，但通过强大的块类型和简单的界面，我向你保证，你很快就会上瘾，并再也无法使用老式编辑器了。